Plan Anual de Adquisiciones - Crear el equipo del Plan Anual de Adquisiciones

Con el fin de darle a la Entidad Estatal un mayor control sobre su Plan Anual de Adquisiciones en el SECOP II, la herramienta le permite definir permisos diferenciados para la edición y publicación del PAA. Para definir estos permisos la Entidad puede crear un equipo del Plan Anual, que estará conformado tanto por los usuarios responsables de crearlo, como por los encargados de dar su visto bueno para la publicación y modificación del mismo.
La creación de equipos es opcional. El usuario administrador, como responsable de la configuración de la cuenta de la Entidad Estatal en el SECOP II, define si va a utilizar esta opción y debe ser el encargado de crear el equipo del Plan Anual. Las instrucciones de esta sección están dirigidas entonces al usuario administrador. 
Si la Entidad Estatal decide no trabajar con equipos, todos los usuarios con acceso a la cuenta podrán modificar el Plan Anual. 
En primer lugar, para activar la opción de trabajar con equipos en el Plan Anual de Adquisiciones, ingrese al menú de “Configuración de la Entidad Estatal”.

Luego debe hacer clic en “Configuración de la Entidad Estatal/Proveedor” y marcar “Si” en “¿Definir equipos para el PAA?”. 

Si además del usuario administrador, la Entidad quiere permitir a otros usuarios la edición del equipo del PAA, haga clic en “Agregar usuarios”, busque los usuarios e indique qué nivel de permiso les va a dar. El permiso parcial significa que los usuarios seleccionados pueden editar el equipo existente, pero no eliminarlo o crear uno nuevo. El permiso total incluye tanto la edición o eliminación del equipo actual, como la creación de uno nuevo.

Para crear el equipo del Plan Anual, ingrese a “Procesos” en la barra de inicio y luego a “Plan Anual de Adquisiciones”. 

Haga clic en “Crear equipo”.

Y luego en “Crear equipo de la Entidad Estatal”.

SECOP II, le muestra un formulario con dos secciones: “Información general” y “Flujo de aprobación”. La información general se refiere a los datos con los que va a identificar el equipo y su configuración básica. El flujo de aprobación se refiere a los puntos de control que la Entidad va a establecer antes de la publicación o modificación del PAA. En Información General escriba el nombre del equipo. Opcionalmente puede agregar una descripción. En “Definir por defecto” marque “No”, de esta manera, si para el año siguiente la Entidad quiere crear un nuevo equipo para la gestión del PAA, podrá seleccionarlo libremente. A la pregunta “¿Todo el equipo o usuarios tienen acceso a todas las funcionalidades?” responda “No”, con el fin de establecer cuáles son los usuarios que podrán crear, publicar y modificar el PAA. Al seleccionar esta opción, el SECOP II le muestra una sección adicional llamada “Acceder”.

Haga clic en “Acceder” y luego en “Agregar usuarios” para establecer los usuarios autorizados a gestionar el Plan Anual de Adquisiciones. Es muy importante que incluya al usuario aprobador del PAA en esta sección. Adicionalmente el SECOP II, permite establecer permisos diferenciales: Sólo lectura (“Ver” y “Leer”), sólo edición de un PAA ya creado (“Editar”) o permisos totales para crear y modificar el PAA (“Crear y control”). Le recomendamos dejar a todos los usuarios del equipo con permisos totales para que puedan editar libremente el PAA. Sin embargo, tendrán puntos de control, que son configurados en la tercera sección de “Flujo de Aprobación”. 

En la tercera sección de “Flujo de aprobación”. Usted puede seleccionar un flujo de aprobación dentro de la lista de flujos configurados por el usuario administrador de la cuenta de la Entidad o crear un nuevo flujo de aprobación para el Plan Anual de Adquisiciones.

Para crear un nuevo flujo de aprobación haga clic en “Crear flujo”. Escriba el nombre y la descripción del flujo de aprobación. Deje marcada la opción del mensaje de alerta para que el SECOP II le notifique al aprobador a su correo electrónico, que debe realizar la aprobación. Seleccione “Si” en “Flujo de aprobación global” para que el SECOP II le permita reutilizar este flujo de aprobación para otro equipo del PAA que pueda crear más adelante.

Usted puede configurar flujos de aprobación de tres formas diferentes:
1. Único aprobador: La publicación y las modificaciones al PAA quedan públicas tras la aprobación de este único usuario. 
2. Secuencial: La publicación y las modificaciones al PAA deben pasar por una cadena de aprobaciones que son prerrequisito unas de las otras (por ejemplo, primero aprueba el jefe de planeación, luego el secretario general y luego el director general de la Entidad). Usted puede configurar tantas aprobaciones como sea necesario, pero trate de mantener un número razonable de aprobaciones para agilizar el proceso. 
3. Paralelo: Usted designa varios aprobadores, pero sólo con la aprobación de uno de ellos es suficiente para que el PAA quede actualizado. 
Seleccione el tipo de flujo de aprobación que quiere utilizar. El secuencial y el paralelo están nombrados como “con dos tareas”, pero usted puede ingresar tareas de aprobación adicionales.

La forma de ingresar las tareas de aprobación es igual para los tres tipos de flujo. Haga clic en “Editar” y diligencie un nombre y una descripción para la tarea. Defina a quién la va a asignar. Tenga en cuenta que en los tres tipos de flujo usted le puede asignar la tarea no sólo a nivel de usuario, sino de grupos de usuarios (puede crear los grupos también desde el menú de “Configuración de la Entidad Estatal). Cuando selecciona un grupo de usuarios como aprobadores, cualquier usuario que los integre podrá ejecutar la tarea de aprobación.
Después de asignar la tarea de aprobación, ingrese una fecha límite para la misma. Con esto define un tiempo estimado para que la tarea se realice. Este plazo es informativo y no bloquea la ejecución de la tarea si el aprobador ingresa después. Establezca a continuación el nivel de prioridad que le quiere dar a la aprobación y posteriormente deje en “Si” el campo “¿Enviar notificación por correo electrónico?”.
La respuesta a la pregunta “¿Esta tarea es suficiente para la aprobación del nivel?” se refiere a si con la aprobación del usuario asignado es suficiente o no para que el PAA y sus modificaciones queden publicados en el SECOP II. Usted debe responder dependiendo del tipo de flujo de aprobación que vaya a crear. Si el flujo tiene un único aprobador, marque “Sí”. Si el flujo es secuencial con varios aprobadores, debe marcar “No” en las tareas de todos los aprobadores, menos en la del último aprobador, en la cual debe indicar “Sí”. En los flujos de aprobación paralelos, debe marcar “Si” en todas las tareas que ingrese, pues las aprobaciones de este tipo de flujos no son prerrequisito. Cuando termine de crear la tarea de aprobación que está editando, haga clic en “Guardar” y repita el procedimiento para todas las tareas del flujo de aprobación.

Por último, haga clic en “Crear” para finalizar con la creación del flujo de aprobación.

Finalmente, para terminar la creación del equipo del Plan Anual de Adquisiciones haga clic en “Crear”.